雇佣合同印花税

01Stamp Duty on Employment Contract

帮客户搞定 employment letter 的 stamp duty compliance

2025年 LHDN 重新强调 employment contract 的 stamp duty compliance 之后, 有一位客户找上 KTP. 他担心公司的 employment letters, 连以前的旧记录, 会不会有问题.

我们跟他讲清楚当中的 implications, 给他一份 checklist, 也帮他做 submission 和 completion checks. 不过文件准不准确, 还有完成后的记录要好好收着, 这个责任还是在客户自己身上.

结果

客户搞清楚问题在哪里, 也知道要做哪些步骤之后, 就正式 engage KTP. 我们帮他整理 submission 需要的东西, 检查他交来的文件, 然后一路协助 stamping submission, 做到完成为止.

每一份完成的 employment document, 都要跟对应的 HASiL stamp certificate 和付款记录放在一起归档. 这个部分, 客户还是要自己负责.

一眼看懂

客户: 一家 Malaysian employer
事项: Employment letters 的 stamp duty compliance, 包括以前的旧记录
背景: LHDN 在 2025年重新强调 compliance
服务: 解释 compliance 要求, 提供文件 checklist, 协助 submission, 做 completion checks

客户面对的问题

LHDN 这次重新强调 compliance, 客户最担心的是会影响到公司的 employment letters, 连前几年发出去的文件也包括在内. 他需要知道哪些记录要处理, 迟 stamp 会有什么 implications, 还有实际上要怎样一步一步做完.

他要的是两样东西: 一个讲得清清楚楚的解释, 加上实际的帮忙. 旧的记录不能当作没看到, 每一份的日期和适用的 treatment 都要考虑进去. 还有, 客户给的资料一定要齐全, 准确, 我们才可以开始做 stamping.

我们怎样做

先听客户讲. 我们先听客户讲他担心什么. 在通话里面, 我们针对他提出的问题, 用很实际的方式解释 stamping 要求对公司的 employment documentation 有什么影响.

讲清楚 implications, 也提醒要 review 旧记录. 我们说明 review 的范围不只是最近的文件, 现有的 employment letters 也要一起看. 还没 stamp 的, 就要处理, 同时要看清楚当时适用的规定, 还有那段期间有没有 exemption 或 relief.

给一份清楚的 checklist. 客户 engage 我们之后, 我们就给他一份 checklist, 列明需要什么资料和文件, 让他知道要准备什么, 交什么.

检查要 submit 的文件. 客户交来的资料和文件, 我们会检查齐不齐全, 前后一不一致, 缺什么就跟进. 不过文件本身准不准确, 完不完整, 责任还是在客户.

协助 submission, 做 completion checks. 我们帮客户把 employment documents 拿去 stamp, 也检查每个 submission 步骤有没有做完整. 至于每一份完成的文件有没有跟对应的 HASiL stamp certificate 配对好, 归档好, 收好以备将来查阅或 inspection, 这个是客户自己的责任.

为什么这件事现在那么重要

在马来西亚签的 instruments, 一般的 stamping 期限是签署日起 30天. 迟 stamp 可能会被罚 penalty, 但要看有没有适用的 relief.

根据 2025年后来发出的 guidance, 1 January 2025 之前 finalised 的 employment contracts 是 exempt from duty 的, late stamping penalty 也获得 remit. 这些 exempt 的合约可以拿去做 endorsement.

2025年里面 finalised 的合约就要缴 duty, 不过如果在 31 December 2025 之前 stamp, late stamping penalty 可以获得 remission. Review 旧记录的时候, 这几个分别非常关键, 也是处理客户疑虑的重要一环.