(税务) SSM 一开口就要四年的账. Section 245 检查, 到底在查什么.

(税务) SSM 一开口就要四年的账. Section 245 检查, 到底在查什么.

前言

那封 email 来得毫无预兆. 语气很客气, 用 Bahasa Malaysia 写的, 但 deadline 就在几天后.

SSM 要的是我们的 Trial Balance, Income Statement, Balance Sheet, General Ledger, 还有 audited financial statements. 而且不是一年. 是 2020, 2023, 2024 和 2025 四年, 再加上 2026 年 1 月, 2 月, 3 月的 monthly Trial Balance.

第一批文件用 PDF email 过去. 至于原始的 supporting documents, 也就是我们的 invoices, payment vouchers, receipts, bank statements 和 bills, 检查当天你要亲手带过去.

如果你收过这种信, 你第一个反应大概是两个问题. 为什么是我, 还有我到底麻烦大不大.

来, 我们冷静看一看.

Section 245 到底说了什么

这次检查是根据 Companies Act 2016 的 Section 245 进行的. 这条法令要求每一家公司, 连同它的 directors 和 managers, 必须保存足以解释公司交易和财务状况的 accounting records.

Section 245 里面有三点, 现在跟你最有关系.

第一, 每一笔交易的账, 必须在交易完成后的 60 天内入账. 账目长期落后半年, 这不是小小的迟交问题. 这是一个 compliance gap.

第二, 记录至少要保留 7 年. 这就是为什么 SSM 有办法翻你 2020 年的账, 而且还预期它应该还在. 请求里面 2020 到 2023 中间隔了几年, 不代表 2021 和 2022 可以丢掉. 只要还在 7 年的范围内, 全部都要拿得出来.

第三, "accounting records" 的定义很广. 它明确包括 invoices, receipts, vouchers, cheques 和其他 documents of prime entry, 连做账用的 working papers 都算在内. 这就是为什么 officer 要的是原始 supporting documents, 而不只是印得漂漂亮亮的 financial statements.

为什么它要的文件是这样排的

把那份文件清单再看一遍, 你就会看到里面的逻辑.

Trial Balance, Income Statement, Balance Sheet 和 General Ledger 是账目的骨架. 它们放在一起, 就能看出你的账到底对不对得上, 数字有没有从 ledger 干净地流到 statement.

2020, 2023, 2024 和 2025 的 audited financial statements 是已经认证过的成品. SSM 会拿它来对照, 看你交出来的底账跟当年 filed 和 audited 的东西合不合得上.

原始 supporting documents, 才是真正的检查重点. Officer 会在这里看, 你 General Ledger 里的每一笔账, 背后到底有没有真实的 source document, 还是只是一堆背后空空的数字.

至于 2026 年初的 monthly Trial Balance, 它还告诉 officer 一件事. 它告诉对方, 你的账是不是保持 update, 还是每年临急临忙才拼出来.

那个应该让你认真的数字

公司和它的 officers 一旦违反这条法令, 一经定罪, 可被罚款不超过 RM500,000, 或监禁不超过 3 年, 或两者兼施.

另外, 销毁或隐藏你依法应该保存的记录, 后果更加严重. 法庭也曾经对那些拿不出应有文件的 directors 作出不利推断.

道理很简单. 配合检查, 有什么就交什么, 不要事后去补洞. 一份诚实但不完整的记录, 跟一份看起来是重新造出来的记录, 是两回事.

这几天你应该怎么应对

先确认 deadline. 在我们描述的这份通知里, 第一, 二, 三, 四和第六项文件, 要在指定日期或之前用 PDF email 过去, 而第五项的原始 supporting documents 是检查当天才带. 错过 email 的 deadline, 是一个很容易避免却又很多人犯的错.

然后, 按顺序做这几步.

马上通知你的 directors. Officer 已经要求要让 directors 知道, 而这个法定责任是在他们身上, 不是在你的记账员身上.

把四年的 audited financial statements 都拿出来, 确认它跟你存档的签署版本一致.

把每一年的 Trial Balance, Income Statement, Balance Sheet 和 General Ledger, 加上 2026 年初几个月的 monthly Trial Balance 抽出来, 交之前先自己对一遍, 看数字合不合得上.

把原始 supporting documents 按照 ledger 的顺序排好, 这样 officer 随便点一笔账, 你几秒内就能追到那张单. 一场检查顺不顺利, 几乎完全看你能多快拿出某个数字背后的那张文件.

如果你发现真的有缺口, 老实记下来, 准备好怎么解释. 不要去造一张假的来补.

最后, 交出去之前, 先找你的 auditor 或 tax agent 看一遍, 不是交了以后才找. 让人先帮你 review 一遍那份文件包, 比事后向监管机构解释一个差异, 便宜太多了.

KTP's View

一场 Section 245 检查, 本身并不是一个指控. 它是一场记录测试. 会出事的公司, 往往不是有东西要藏的那一家. 而是那些账从来没有保持 update, source documents 从来没有整理到别人看得懂, 现在只剩几天要重建四年秩序的公司.

最好的防守, 早在那封信来之前就已经建好了. 账在 60 天窗口内入好. 7 年的记录放在你找得到的地方. Supporting documents 整理好, 让任何一笔 ledger 账都能在一分钟内追得到. 这三件事当成日常来做, 这种通知就只是一个早上的调档工作, 而不是一场危机.

如果这种信已经落在你桌上, deadline 又很近, 那正是应该找专业人士帮你, 而不是自己硬扛的时候. 我们公司是一家 Approved Auditor 和 Licensed Tax Agent 事务所, 我们帮公司应对 SSM 的 Section 245 检查, 把记录对好, 在文件送到监管机构之前, 准备好一份干净, 追得到源头的文件包.

本文属于关于 Companies Act 2016 的一般性资讯, 并非针对任何特定公司或事实的意见. 本文不构成任何委托关系. 采取行动前, 请就你本身的情况寻求专业意见.

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