用HRD Corp levy买电脑: 大马雇主一定要知道的事
01概览
如果你公司的HRD Corp levy balance越积越多, 其实你可以拿一部分来买电脑, 建training room, 不一定只能送员工去上课. HRD Corp Allowable Cost Matrix (ACM) 底下有两个scheme可以做到: Training Facilities and Renovation Scheme (ALAT), 还有Information Technology and Computer-Aided Training Scheme (IT Scheme).
我们接触的很多雇主, 对levy的理解都很窄. 送员工去上课, submit claim, 拿reimbursement, 就这样. 如果公司staff turnover高, 这个方式就好像花钱帮别人训练员工, 所以levy就一直放着不用.
换个角度, 投资在设备上就不一样了. Training room和computer lab会一直留在公司, 不管谁进来, 谁离开. 这篇文章, 我们会讲清楚每个scheme可以cover什么, HRD Corp有什么条件, 怎样apply, 还有你买之前应该先想好的会计和税务问题.
02两个scheme, 两个用途
ALAT负责training room, IT Scheme负责里面的电脑. 以下是ACM Guidebook (November 2025 edition) 底下的主要条件.
ALAT: training room. ALAT帮你在公司里面设立, 装修或者提升training room, 方便做in-house training. 它cover只用来做training的设备, 还有一些指定的装修项目: overhead projector wiring, 油漆墙壁, 装冷气, carpet, blinds和glass wall, ceiling装修, electrical outlet wiring, 还有network和internet安装.
顶限是申请那一年1月1日levy balance的50%. 设备一定要放在你申报的training venue. ALAT不cover建筑物, training centre, 租training room, software, signage和cabinet, 也不cover单独申请的人工费, 安装费, 运费或者清洁费.
IT Scheme: 电脑. IT Scheme帮你买desktop或者laptop, 用来训练员工的IT技能. Webcam和第一年的internet subscription也算在设备里面, 支持online learning.
每次申请顶限是RM25,000. 总部和每间branch, 从第一次或者上一次申请开始算, 每三年可以各自申请一次. 就算上次没有用完RM25,000, 三年内也不能再申请, 不过branch不需要等总部的申请批了才申请. 电脑数量是按比例算的: 每5个员工, 1台desktop或者laptop. 你需要一间固定的computer training room, 不过SME就算没有正式的computer lab也可能符合资格. 日常operation用的application software不在范围内.
有一点要注意: laptop其实两个scheme都可以买. IT Scheme是直接建computer lab的路. ALAT就cover给internal trainer用来开发training module的laptop或者tablet.
03拿到approval之前要注意的条件
最多雇主中招的, 是时间顺序. 你一定要先拿到grant approval, 才可以买东西. Approval之前买的, 两个scheme都不能claim.
申请之前, 也要check以下几点:
- 注册而且active. 你必须是HRD Corp registered employer, 公司要active, 而且和HRD Corp没有legal issue.
- 六个月期限. Approval下来之后, 你要在approval日期起6个月内买完, 然后submit claim.
- Quotation和receipt. Approval是根据quotation批的, 但是reimbursement是看receipt上的实际价钱. 最后invoice便宜一点, 拿回来的钱也会少一点.
- 只限training用途. 设备只能用来做training, 而且要和你公司的业务有关.
- 位置要申报. 你要申报设备放在哪里. 要搬, 要dispose或者不见了, 都要事先通知HRD Corp, 拿到approval才可以.
- IT Scheme看公司大小. HRD Corp说明SME没有正式lab也可以买电脑, 但是大公司就一定要有training lab room.
04怎样apply
IT Scheme分六个步骤, 申请是通过e-TRiS做的. ALAT的顺序一样, 只是不需要computer training的名单, 改成交training room的layout plan, 还有供应商或者contractor的quotation.
- 先确认资格. Check你1月1日的levy balance, 注册状况, 还有总部或者branch上一次申请IT Scheme是什么时候. 电脑数量要按每5个员工1台的比例来算.
- 准备文件. 你需要: 1个vendor的1份quotation, 列明电脑的完整规格或者附上brochure (processor, RAM, storage, monitor, input device); 上一年做过的computer training名单, 包括时数和每次的学员人数; 未来一年的computer training计划名单; 还有教室大小的草图, 包括电脑的layout plan. 如果上一年完全没有做computer training, 可以交justification代替.
- 通过e-TRiS申请. Login公司的employer e-TRiS account, 按Applications, 然后Grant, 然后Apply Grant, 在Scheme Code选IT. 填好Employer's Profile, Programmes Conducted in the Past 1 Year, Programmes to be Conducted, Estimated Cost for IT (电脑型号和价钱) 和Vendor Details. Attach所有supporting document, 按Save, 再按Submit Application.
- 等approval. HRD Corp说明, Grants Officer会在两个working day内review申请, 有需要的话会要求更多资料. 申请状况会显示在e-TRiS的Dashboard和Inbox, 也会email通知你. Grant批下来之前, 不要下单.
- 6个月内买完. Approval日期起6个月内, 买完批准的项目.
- Submit claim. Upload official receipt和invoice, 附上详细breakdown, 还有HRD Corp要求的其他文件.
05会计, 税务和audit要注意的地方
HRD Corp出钱买的电脑, 始终还是你公司的asset. 除了HRD Corp claim, 还有reporting上的影响.
会计. 这笔reimbursement是跟capital purchase有关的. 你要定一个policy怎样present: 可以直接扣减asset的cost, 或者当作deferred income, 跟着asset的useful life慢慢release. 起点是MFRS 120 Accounting for Government Grants and Disclosure of Government Assistance, 用MPERS的公司就看Section 24 Government Grants. 用自己levy拿回来的HRD Corp reimbursement, 算不算在这些准则范围内, 需要专业判断, 所以最好早点和你的auditor谈好处理方式.
税务. Capital allowance方面, 我们一般预期qualifying expenditure只算公司实际承担的部分, 也就是扣掉reimbursement之后的金额. 报税之前, 记得对照Income Tax Act 1967和LHDN最新的guidance, 特别是如果你也打算为ICT设备claim accelerated capital allowance.
Audit和asset控制. HRD Corp规定, 设备要搬或者dispose之前要先拿approval, 损坏也要报告. 在fixed asset register里面tag好这些资助的asset, 记录training地点, 然后把grant approval, receipt和training记录放在一起. 这些记录可以同时应付HRD Corp的检查和你的statutory audit.
06Disclaimer
本文是根据HRD Corp Allowable Cost Matrix Guidebook (November 2025 edition) 整理的一般资讯, 不是针对你个别情况的专业意见. 所有条件和资格都以HRD Corp的批准为准, HRD Corp也可以随时修改. 申请任何grant之前, 请到hrdcorp.gov.my查看最新指南, 会计和税务处理也请咨询合格的专业顾问.
07Sources
Levy放着不用, 不是省钱. 那是你已经付了的资源, 只是没有拿来用.
我们看到效果最好的雇主, 都是年头就规划好levy怎样用, 而不是等到12月看到balance太多才赶着用. ALAT和IT Scheme特别适合staff turnover高的公司, 因为人走了, 投资还留在公司. Training room不会辞职. Computer lab也不会跳槽去竞争对手那边.
关键在顺序. 先拿approval, 在期限内买, 记录好training用途, 年底之前搞定会计和税务处理. 顺序错了, 本来可以claim的东西, 就变成你自己全部承担的成本.
如果你公司的levy一直积着, 或者不确定哪个scheme适合你, 欢迎找我们谈谈. 我们帮新山各地的雇主, 把HRD Corp levy的规划放进整体的税务和compliance策略里面.
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