（税务）外国雇员的电子发票处理

（税务）外国雇员的电子发票处理

自2024年8月1日起，大马雇主必须配合内陆税收局（LHDN）推行的电子发票（e-Invoice）制度。无论是聘用外国雇员、自由工作者，还是通过中介公司聘请的外籍员工，都要按规定处理付款的电子发票。

电子发票的处理方式，取决于实际的用工安排。如果分类错误，可能会导致罚款、合规问题，甚至与LHDN发生不必要的争议。

以下是雇主的实用参考指南。

情境1：全职雇员

如果外籍员工是你的全职雇员，则无需开具电子发票，因为工资已通过薪金系统处理，并在表格E及EA/EC申报。

“全职雇员”通常是指与公司签订雇佣合约、领取固定薪金，并遵守公司工作时间及政策的员工。

你的处理方式：

  • 继续通过薪金系统发放工资

  • 确保在表格E及EA/EC中正确申报

情境2：个人自由工作者

如果聘请没有注册公司的外国自由工作者，必须由你开具自开发票（self-billed e-Invoice）。

原因是此类自由工作者未在大马注册电子发票系统，无法自行开票。自开发票可确保付款记录符合税务要求。

你的处理方式：

  • 通过MyInvois门户或API开具并提交自开发票给LHDN

  • 保留相关付款及服务文件作为证明

情境3：在大马注册公司的自由工作者

如果对方通过已在大马注册的公司提供服务，由该公司负责向你开具电子发票。

你的处理方式：

  • 在付款前向该公司索取电子发票

  • 确认该发票在MyInvois系统中有效

情境4：在海外注册公司的自由工作者

如果对方通过海外注册公司提供服务，你必须自行开具自开发票，因为外国公司不在大马电子发票系统内，无法直接开票。

你的处理方式：

  • 开具并提交自开发票

  • 保存付款及服务记录作为凭证

情境5：由第三方（如中介）提供的工人

如果外籍员工是通过人力中介提供，你的合同关系在于中介公司而非工人本人，因此必须向中介索取电子发票。

你的处理方式：

  • 在付款前取得中介公司开具的电子发票

  • 不直接向工人开票

情境6：临时工（Casual Workers）

临时工是指工作时间较短，但需遵从你的指令及排班的工人。

可按情境1（全职雇员）或情境2（个人自由工作者）处理，视你公司选择而定。

如果按情境1处理，必须在表格E中申报工资。LHDN一般会假设遵从雇主指令的临时工属于雇佣关系。

如果按情境2处理，则必须开具自开发票。

你的处理方式：

  • 先决定采用哪种处理方式，并保持一致

  • 保存合同或协议作为佐证

雇主重点提示

  1. 先确认用工性质，再决定电子发票处理方式

  2. 完整保存合同、付款及服务证明

  3. 需要自开发票的情况，必须及时通过MyInvois提交

  4. 存疑时，遵循LHDN指引以免违规

电子发票不只是系统更新，它影响到薪金发放、采购流程及合规要求。掌握以上情境，可避免错误，减少罚款风险，并维持与LHDN的良好关系。

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