(税务) LHDN PCB audit 最常被抓到的错误

(税务) LHDN PCB audit 最常被抓到的错误

PCB audit 的信来了, 只有5页. 加上个 2Lampiran, 给你十四天.

很多老板以为重点是那两页信. 其实不是. 真正的 audit, 是那几个附件.

你把它们照顺序读一遍, 就会明白 HASiL 到底在查什么, 以及它预期在哪里找到漏洞. 最后两个附件, 决定你这场 audit 的成败.

Lampiran 1/1: 主清单

Lampiran 1/1 就是一张清单, 列出你要交的所有东西, 涵盖被查的两个 remuneration 年度. 一共十四项, 可以分成四类用途.

薪酬证据. 你的 payroll 记录或薪水册, 包括 bonus, 每一位 director 和每一位员工都要. 这不只是那些有扣 PCB 的员工. 只要有人某个月的 gross 月薪达到 RM3,100 或以上, 就算你没扣 PCB, 也一样要交. 这里的 gross 是指底薪, overtime, allowance, incentive 和其他付款, 但不包括真正的 reimbursement. 另外, 任何在 payroll 以外支付的款项, 例如 director fee 和 bonus, 都要附上 payment voucher. 用 manual payroll 的老板, 还要为每一位 director 和员工填 Lampiran B.

Director 的法定身份. 最新的 SSM 文件, 信里指明是 Section 17, 78, 58, 236(2) 和 15 (如适用), 用来确认哪几位 director 对公司负责, 要写全名和 IC 号码. 把这个和 payroll 的要求放在一起看, 用意就很明显. HASiL 想先知道谁是 director, 才去看他们是怎么拿钱的.

年度报表和账目. 你的 audited financial statements, 所有 director 和员工的 Form EA, CP8D 员工明细表, 还有 (如适用) TP1 和 TP3 表格, 以及 e-CP39 的提交记录. 再加上一份最新的员工名单, 和一份列明姓名, IC 或护照号码, 入职日期, 离职日期和通知日期的员工清单.

异动表格. 新员工的 CP22, 离开马来西亚的员工的 CP21, 以及停止工作的员工的 CP22A. 这些用来证明你有向 HASiL 报告员工什么时候来, 什么时候走. 这就是它检查有没有人悄悄从 payroll 消失却没被课税的方法.

第十四项, 就是 Lampiran B 和 Lampiran C 被点名的地方.

Lampiran 2/1: digital file 规格

如果你用 computerised payroll 系统, Lampiran 2/1 要的不是纸, 是三个档案: Employee Master File, Payroll Register File, 和 payroll 的 Chart of Account.

格式规定到每一个字符. Delimited text, 用 bar, 也就是 pipe 符号 (|) 来分隔. Header 只在第一页有三行: 公司名称, remuneration 年度, 和记录数量. 栏位名称只有一行. 每个档案用你的 employer E number 加上 MASTER, PAYROLL 或 CHART 这几个字命名, 副档名是 .txt.

准备工作最容易在这里悄悄出事. 如果你的 payroll vendor 没办法照这个格式导出, 你往往在十四天快到的时候才发现. 现在就去问 vendor, 别等信来了才问.

Lampiran 2/2: Employee Master File 的栏位顺序

Lampiran 2/2 规定 Employee Master File 的栏位顺序, 它比看起来更有玄机. 按顺序, 它要: 员工编号, 身份证件上的姓名, IC 或护照号码, 宗教, 出生日期, 类别 (clerk, officer, director), 入职日期和离职日期, 婚姻状况, 配偶姓名和 IC 号码, 配偶有没有工作, 以及子女人数. 子女还要按 relief 类别分开, 包括残疾子女, 和十八岁以上还在念 diploma 或更高课程的子女.

这不是行政琐事. 这是决定 PCB category 的资料. 婚姻状况, 配偶收入和子女人数, 决定一个人属于 Category 1, 2 还是 3, 而这就设定了每月要扣多少. HASiL 是在重建你 PCB 计算的输入值, 好去检验你算出来的结果对不对. 还有一点, director 也是在这个档案里, 和所有人一起被标示出来.

Lampiran B: 逐月的自白

Lampiran B 就是 Penyata Saraan dan Potongan Cukai (PCB), 也就是 payroll summary. 每一位 director 和员工, 一个月一个月地摊开来.

看看它的栏位. Gaji pokok, overtime, insentif, komisen, 然后中间夹着一栏 Yuran Pengarah, 也就是 director fee. 接着是 Jumlah Saraan Kasar (gross), KWSP, Saraan Bersih, Zakat, PCB Telah Dilakukan (实际扣了的 PCB), 和 Potongan CP38. Category 和子女人数, 从 master file 的资料带过来.

这张表的杀伤力在于它的排版. Gross 在一行, 旁边就是扣了的 PCB. 只要哪个月有收入, 而 PCB 那一栏是零, 一眼就看得出来.

有两个地方让它无处可躲. RM3,100 那条线, 让你没办法把薪水低的人从表上漏掉. 而表格最后, 是一份老板签名的声明, 确认这些数字是从公司的原始记录抄下来的. 你不是在估算. 你是在背书.

Lampiran C: 冲着 director 来的问题

Lampiran C 不再做汇总, 而是直接问问题. 读第四到第七题, 目标一清二楚.

第四题, 问 director 有没有拿 salary. 第五题, 问 director 有没有拿 director fee, 如果有: 什么时候付的, 谁拿的, 有没有扣 PCB, 然后要你附上 director 的 account ledger. 第六题, 问有没有付 bonus 给 director 和员工, 什么时候付. 第七题, 问公司有没有提供 director 和员工 benefit in kind, 比如一辆车, 或者住宿. 第一到第三题和第八题是铺陈: 生意性质, 用什么 payroll 系统, PCB 怎么算, 以及 zakat 收据.

每一题, 都对准一个具体的风险.

Director fee, 和他们要的那本 ledger

Director fee 是 employment income, 归在 Income Tax Act 1967 的 Section 13(1)(a) 底下, 用和 salary 一样的累进税率课税. 公司付这笔钱的时候, 就要扣 PCB.

SME 最典型的错, 是时间点. 那笔 fee 在年底 approve 了, credit 进 director 的 account, 但没有现金流出, 也没扣 PCB. 这正是 Lampiran C 要 director account ledger 的原因. 一笔 credit 了却没扣 PCB 的 fee, 就是在那里现形. Income Tax Act 1967 的 Section 29 有针对 controlled company director 的时间规则, 一笔 approve 了却没付的 fee, 可能被当成下一年 receivable, 从而定下它在哪一年成为 assessable. 而 PCB 的责任, 在这笔 fee 付出去或 credit 的那一刻就产生.

一笔挂在账上, 没扣 PCB, 在 Lampiran B 上又找不到对应记录的 director fee, 是 owner managed 公司 audit 里最常见的 finding. 底下还压着一个公司法的问题: 根据 Companies Act 2016 的 Section 230, director fee 需要在股东大会上得到股东批准.

Bonus: 同样的陷阱, 换个月份

Bonus 是 gross remuneration 的一部分, 必须算进它发放那个月的 PCB 计算里, 而这通常会把那个月的 PCB 一下子拉高很多. Director 给自己发年终 bonus, 却没跑过 PCB, 制造的正是 Lampiran B 会抓到的那个缺口. 十二月一个大大的 gross, 旁边一个小小的 PCB, 等于替 officer 写好了下一个问题.

Benefit in kind: 从来没经过 payroll 的那部分风险

第七题和第九题, 完全跳出现金之外. 公司提供给 director 的一辆车, 是 Section 13(1)(b) 底下的 benefit in kind. 住宿, 则在 Section 13(1)(c) 底下课税.

这里有个细节. Benefit in kind 和住宿, 不属于每月强制扣 PCB 的 remuneration. 所以它们常常被漏掉. 但这不代表它们免税. 它们照样要全额课税, 照样要出现在 director 的 Form EA 上, 照样是 chargeable income 的一部分, 按 LHDN 的 benefit in kind Public Ruling, 用 formula method 或 prescribed value method 来估值.

第九题就是那个机制. 它要你列出公司拥有或租用的资产, 成本或现值, 购置日期, 享用这项好处的 director 或员工的名字, 以及在被查那一年用了几个月. 如果是用于生意的车辆, 它要 log book. 有了那张表, HASiL 自己就能算出全年的 benefit in kind 价值, 再和 director 申报的数目对比. 而 director 往往什么都没申报, 因为那辆车挂在公司名下, 没人把它当成收入.

为什么 director 才是目标

把五个附件放在一起看, 设计就很清楚. Lampiran 2/2 把每一个人, 包括 director, 都放进同一个档案里做侧写. Lampiran B 把 gross 和 PCB 并排放好, 让缺口无处可藏. Lampiran C 再单独盘问 director: salary, fee, bonus, 车子, 住宿, 以及这一切所在的那本 ledger.

在一间典型的马来西亚 SME 里, 老板就是 director, 就是 employer, 也是公司里最大的一笔 remuneration. 员工的 payroll 很乖. Director 自己的收入, 才是那个被结构化, 被延后, 被 credit, 被以实物支付的部分.

怎么准备

别等到 deadline 才填这些表. 先做 reconciliation.

把 Lampiran 1/1 上的每一项, 对上一份你手上真的有的文件. 早点拿你的 payroll 导出档去测试 Lampiran 2/1 的格式, 并核对 Lampiran 2/2 的栏位顺序和你系统产出的是否一致. 在写下任何数字之前, 先一个月一个月重建 Lampiran B, 特别盯住 Yuran Pengarah 那一栏和那些 RM3,100 的人.

至于 Lampiran C, 自己先把 director account ledger 拉出来, 追查这两年里每一笔 credit 的 fee 和 bonus, 确认有没有扣 PCB, 有没有依 Section 230 得到批准, 列出车子和任何住宿, 找出 log book, 确认 benefit in kind 有估值, 也带进了 director 的 Form EA. 哪里漏了, 就在 officer 提出之前, 用 voluntary disclosure 先补上.

KTP 的看法

一场 PCB audit, 很少败在员工的 payroll 上. 它败在 director 身上, 因为 director 的收入, 正是那个从来没被当成和别人一样处理的部分.

这些附件, 就是照顺序把这件事一步步证明出来. 清单收集证据, digital file 重建你的输入值, Lampiran B 把数字排成一行, Lampiran C 点名 fee, bonus, 车子和 ledger. 如果你能面不改色地回答完这五样, 这场 audit 就只是行政程序. 如果不能, 它们会替你把问题找出来.

要准备好, 其实工作量不大. 就是在信来之前, 而不是信来之后那十四天里, 老老实实地把 director 自己的收入 reconcile 一遍.

本文为一般性资讯, 供马来西亚雇主参考, 不构成针对任何特定纳税人或情况的税务意见. 文中的法律条文, 估值方法和表格以撰写当时为准; 请对照 Income Tax Act 1967, Income Tax (Deduction from Remuneration) Rules 1994, 相关的 LHDN Public Ruling 和 HASiL 指引核实最新规定, 或就你自己的情况咨询合格的 tax agent.

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