(SSM UPDATE) SSM 出手查 Section 245 : accounting records 不是可有可无的

(SSM UPDATE) SSM 出手查 Section 245 : accounting records 不是可有可无的

前言

你的 annual return 准时报了, financial statements 也按时 lodge 了. 账面上看, 你的公司很 compliant.

不过, 这里有一个更难的问题, 你要问问自己.

如果明天 SSM 的官员走进你的 registered office, 要求查你的 accounting records, 你能不能当场拿出一套完整又干净, 能解释每一笔交易背后来龙去脉的记录. 对越来越多的公司来说, 这已经不是假设, 而是真的会发生的事.

为什么 Section 245 这么重要

Companies Act 2016 的 Section 245 规定, 公司, 董事和 manager 都必须保存 accounting and other records, 而且这些记录要足以解释公司的交易和财务状况, 也要能让 true and fair 的 financial statements 被正确编制和 audit.

这些记录必须保存 7 年, 存放在 registered office 或董事认为合适的地点, 而且董事随时都可以查阅.

很多人把这件事当成 audit 的附属工作. 不是这样. 这是一项独立的法定义务, 落在公司和每一位 officer 身上, 而且不管你的公司有没有做 audit, 它都一样适用.

Penalty 到底有多重

Companies Act 2016 底下的风险, 是实实在在的. 一旦被定罪, 公司和每一位失责的 officer, 都可能面对最高 RM500,000 的罚款, 或最长 3 年的监禁, 或两者兼施.

留意一下, 是谁在扛这个风险. 这项 offence 是针对公司和每一位失责的 officer 的, 所以董事不能把责任推给 bookkeeper 或者外包的会计. 法定责任, 始终留在公司和它的 officers 身上.

SSM 实际上在做什么

这就是整个局面从被动的期待, 转向主动监管的地方.

在 SSM Corporate Compliance Division 涵盖 2025 年 1 月 1 日到 2025 年 10 月 31 日的更新里, SSM 一共进行了 89 次针对 accounting records 的 physical inspection, 依据的是 Companies Act 2016 的 Section 245, 连同 LLPA 2012 的 section 69.

这些 inspection 只是一个更大规模 compliance 计划的一部分, 里面还包括针对 exempt private companies 在 Section 47 底下的 physical 和 data inspection, 大量的 internet monitoring, 以及覆盖整个 register 的 large scale data monitoring.

SSM 现在查的, 不只是你的 financial statements 有没有 file 上去. 它是在往后面看, 去 test 那些本来应该支撑这些 statements 的 records, 到底存不存在, 撑不撑得住. 在同一段期间, financial statements 的 compliance rate 明显低过 annual return, 这说明 regulator 很清楚问题出在哪里.

对照 SSM 公开的执法姿态, 讯息很清楚 : 它测试的是 records 的 substance, 不是 form. 一家公司就算交上去的账目看起来很整齐, 但底下靠的是零零散散的 workpapers, 找不到的 invoices, 或者对不上的 ledgers, 一样会曝露在风险里.

对 governance 的意义

把 Section 245 当成 board level 的 control 来看待, 而不是后台的杂务.

董事应该能够拿得出证据, 证明公司在 bookkeeping, source document 保存, month end 和 year end close, 以及定期检查 accounting records 完整性这几件事上, 都有 documented 的流程.

如果 finance function 是外包出去的, board 还是要为结果负责. 所以你要留下 oversight 和监督的证据, 而不是假设服务商已经帮你搞定了.

今天一份整理得好的 compliance file, 往往就是明天面对 enforcement letter 时, 最便宜的一道防线.

公司可以做的实际动作

聪明的做法, 是在 SSM 替你测试之前, 先把自己的 controls 收紧. 至少要做到这几点 :

检查 source documents, invoices, receipts, vouchers 和 bank statements 有没有系统地保存好, 需要的时候能马上找到, 而不是临时东拼西凑.

确认你的 ledgers 对得上 bank statements 和 tax records, 而且 financial statements 背后的 workpapers 是完整的, 随时都调得出来.

按照 7 年的要求, 重新检视你的 document retention policy, 并且指定清楚由谁来负责这些 statutory records, 特别是当一个 finance team 或一个 shared service provider 同时处理好几家公司的时候.

对董事来说, 目标很简单. 你要能证明的, 不只是记录有留, 而是记录留得对.

KTP's View

Section 245 已经悄悄地从背景走到了前线. SSM 正在实地查 accounting records, 而一套单薄的账目背后, 风险是最高 RM500,000 罚款, 最长 3 年监禁, 或两者兼施, 而且是落在公司和它的 officers 个人身上.

风险不再是纸上谈兵, 会计记录做得差的代价, 现在也不止是一个尴尬的 audit finding 而已. 在现在这个执法气候底下, 扎实的 accounting records 不只是好习惯, 它是一道法律上的保护. 而整理好它们的最佳时机, 是在 inspection 之前, 不是之后.

Source : Companies Commission of Malaysia (SSM), Corporate Compliance Updates, presented by En. Ahmad Husainy Shuid, Senior Manager, Corporate Compliance Division, SSM. Compliance activity figures cover the period 1 January 2025 to 31 October 2025. Available at ssm.com.my.

本文属于一般性资讯, 不构成针对任何特定公司或交易的建议. 关于你自己的 records 或 compliance 风险的具体立场, 请直接咨询专业人士.

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